Actualmente comparar arquivos físicos com os digitais é como comparar uma antiga máquina de escrever com um computador. Mas efectivamente qual é o resultado do arquivo físico? Os colaboradores perdem tempo a deslocarem-se ao arquivo para procurar informação, e muitas das vezes para chegar a infeliz conclusão que a informação foi mal arquivada ou simplesmente nem foi arquivada. Além desta situação, o arquivo físico acarreta uma grande quantidade de custos relacionados com espaço e segurança do armazenamento dos documentos.
Presentemente existem soluções que permitem reduzir os custos e aumentar a produtividade dos colaboradores de uma organização, através da simples digitalização, indexação dos documentos e integração desta informação em arquivos digitais.
A partir do momento que a informação se encontra em formato electrónico, é possível:
- Distribuir e dar acesso a utilizadores de forma digital à informação, e os mesmos aceder a partir da suas estações de trabalho, internamente ou externamente.
- Eliminar redundância de informação, que por vezes está espalhada pela organização.
- Prolonga o tempo de vida útil da informação.
- Redução do tempo de busca que se traduz em aumento de produtividade.
- Redução do espaço de armazenamento.
- Possibilidade de implementar politicas de segurança, de forma a reduzir a perda de documentos.
Graças a solução Kofax e à sua tecnologia de processamento de imagem revolucionária, a componente VRS juntamente com a solução de Digitalização Kofax Express permite:
- Criar automaticamente a melhor imagem, os utilizadores não necessitam de conhecimentos especializados em digitalização, resolução, aplicação de filtros ou configurações avançadas de scanners. O VRS ajusta dinamicamente as configurações do scanner para cada documento á velocidade que o scanner digitaliza.
- Digitalizar documentos à velocidade anunciada pelo scanner, independentemente do modo de digitalização ou da aplicação utilizada.
- Digitalizar documentos com a resolução necessária para efectuar OCR/ICR em situações futuras sobre os documentos digitalizados.
- Criação de imagens mais reduzidas, resultando em ficheiros mais pequenos e consequentemente em menor espaço de armazenamento.
- Uniformizar o interface com os scanners.
- Reduz o tempo de preparação dos documentos com funcionalidades como:
- Remoção automática de margens (autocrop) e alinhamento de desvios do documento (Deskew)
- Apresenta apenas as opções relevantes para o trabalho
- Melhoramento Avançado de Imagem (Advanced Clarity) permitindo digitalizar documentos cujo texto está muito apagado ou com fundos muito acentuados.
- Rotação Inteligente das páginas para a orientação de leitura
- Remoção Inteligente de página branca, e de reflexo (bleedthrough)
- Detecção automática de cor
- Indexar os documentos para posterior pesquisa no repositório.
- Integrar automaticamente com Microsoft Office Sharepoint Server 2007.
A Geslógica presta assessoria sobre os processos actuais das organizações e as suas estruturas documentais, identificando os pontos de redução de custos, com best-practices de implementação de planos de classificação, tabelas de selecção e processos de digitalização , possibilitando a implantação de um sistema de arquivo e digitalização se enquadre á organização em causa.
Temos também uma ampla oferta em scanners documentais (pequena, média, alta produção), dimensionados para as mais variadas necessidades do negócio.
Para mais informações contacte-nos.
