Actualmente a informação pode ser gerada por qualquer entidade, em qualquer parte do mundo e em qualquer formato. As exigências dos mercados actuais obrigam a que a informação seja enviada ou compartilhada na altura certa, e que seja possível auditá-la durante o seu ciclo de vida, de forma a ser possível a qualquer altura recuperar ou corrigir informação incorrecta.
Na realidade a eficiência de conduzir os processos de negócio, as transacções, e melhorar a comunicação, eliminando pontos de falha em conformidade de forma a mitigar os riscos de negócio começa no inicio dos processos. A digitalização de dados (scan-to-process) é muito mais do que digitalizar e arquivar um documento.
A digitalização de documentos consiste na consolidação dos meio de entrada e saída de dados da organização através de uma uniformização do seu tratamento.
Desde a criação de novos fornecedores, tratamento de facturas, vendas, ordens de encomenda, documentos que regulam a actividade, até aos pedidos de serviço e relatórios de despesas, as organizações trocam uma grande variedade de informação todos os dias, quer internamente quer com o exterior.
Toda esta informação faz mover processos de negócio críticos e transacções que suportam as organizações. Para um processo de negócio, as necessidades podem estar relacionadas com a troca de informação com um colaborador dentro da própria organização, noutras situações pode ser a troca de informação com os clientes, parceiros e colaboradores a nível global.
Em suma, qualquer que seja o processo de negócios, é necessário tratar informação nos mais variados formatos desde o comum papel, até aos SMS ou imagens digitais, mas sempre que é necessário tratar uma excepção, o tempo e o custo dos processos de negócio aumentam.
A captura para os processos de negócio, ou chamada captura inteligente endereçam estes problemas reais, com uma solução automatizada que liga o backoffice ao frontoffice, cliente e parceiros de forma global.
A captura inteligente melhora a velocidade, custo, qualidade e eficiência dos processos de negócio e transacções permitindo as organizações a troca de informação automática de forma global independente de quem, aonde, e em que formato. Esta combinação trabalha directamente com as solução de negócio já existentes, e as plataformas de IT que as organizações já conhecem, da sua utilização diária, permitindo:
- Unificar a informação independentemente do formato ou origem.
- Automatizar o tempo consumido em tarefas relacionadas com o processamento, extracção e classificação de informação de uma grande variedade de documentos.
- Integrar a informação automaticamente e em simultâneo nas mais variadas aplicações e processos de negócio.
- Trocar informação com os cliente, parceiros, colaboradores e fornecedores nos mais variados formatos.
A solução promove desta forma a eficiência operacional, a satisfação do cliente, aumenta o valor do negócio e da qualidade da informação, reduzindo dramaticamente a necessidade de intervenção manual, tendo benefícios explícitos relacionados com custos e um forte retorno de investimento - tipicamente inferior a 12 meses.
Customer Service Center
Para as organizações que enfrentam uma concorrência agressiva, a retenção de cliente é essencial, e as mesmas têm de assegurar que a experiência do utilizador é positiva. Muitos dos centros de serviço ao cliente, são bons a lidar com pedidos telefónicos, mas se tiverem de lidar com informação ou transacções que envolvam correio, fax ou email o resultado é negativo, e pode demorar imenso tempo até processar encomendas, cancelamentos, reclamações, pedidos de serviço, alterações de morada etc.
A captura inteligente permite que estes centros melhorem a qualidade de serviço ao cliente, e dramaticamente reduza custos através da automação de uma série de tarefas que representam tempo e esforço. Na realidade a solução faz a ponte entre os diferentes formatos, classifica e extrai a informação de forma automática e entrega estes dados em tempo real não só as aplicações de negócio, mas também aos parceiros e clientes. As organizações podem desta forma usar da forma correcta os vários de comunicação para alertar ou notificar os clientes que a transacção foi recebida, ou que necessitam de mais informações para solucionar as questões colocadas.
Contas a pagar e Processamento de Ordens de encomenda
Imagine se o seu sistema de contas a pagar pudesse de forma automática:
- Importar um formulário com um novo contracto que foi enviado por email.
- Extrair a informação relevante para o negócio.
- Reconhecer que falta informação.
- Enviar uma mensagem ao cliente/fornecedores no formato mais apropriado para este – fax, SMS, email ou Voz, com um endereço na web para colocar a informação em falta.
- Capturar a nova informação do form web.
- Entregar a informação agora completa num workflow de tratamento e notificar o cliente/fornecedor que o seu documento está ser processado naquele momento.
Entrar na solução e contactar o cliente para recolher a informação em falta requer muito tempo e esforço se for efectuado de forma manual. Com a implementação desta tecnologia o mesmo cenário é automatizado e transparente permitindo:
- Ir de encontro com a expectativa dos clientes no que diz respeita a uma resposta rápida.
- Reduzir os pontos de falha e de atraso.
- Permite a auditabilidade dos processos e saber a qualquer momento o que se passa com o documento.
Para mais informações contacte-nos.
