Enterprise Content Management é um termo abrangente que está em contacto com mais variadas áreas da empresa. As razões mais comuns que as organizações usam para justificar o investimento em tecnologias de ECM são:
- Organizar o volume de documentos electrónicos que aumenta contínuamente.
- Estar em conformidade com a regulamentação legal no que diz respeito á gestão da informação.
- Reduzir o volume de documentação em papel que circula na organização
- Disponibilizar métodos standard e uniformizar a recolha e distribuição da informação.
- Reorganizar os processos de negócio e aumentar a eficiência
- Suportar a continuidade do negócio.
- Obter mais valor dos investimentos efectuados na informação.
- Comunicar de uma forma mais consistente com colaboradores, parceiros e clientes.
- Reduzir os custos de:
- Administração das soluçõesFormação dos utilizadores
- Distribuição interna e externa de documentos
- Tratamento da informação (+informação com nº <= Recursos)
Consoante o tempo passa, o mercado encontra novas razões como aplicar as tecnologias de ECM. A conformidade é uma nova razão, e mais recentemente o aumento da utilização das plataformas de ECM, têm como base o desenvolvimento de soluções de negócio acentes no conteúdo que as mesmas detêm.
De qualquer forma, e mais que nunca as organizações viram-se para o ECM como uma forma de reduzir custos e controlar o volume de informação. De facto o volume de informação está aumentar de uma forma mais rápida do que as empresas podem controlar, de maneira que os projectos de ECM se tornaram um custo de fazer negócios, pois é necessário controlar e fazer algo para suportar esse volume de informação.
Mas que benefícios pode esperar da implementação de uma solução de ECM?
Os beneficios da implementação de uma solução de ECM podem ser difíceis de calcular, no entanto podemos focar aqueles que são mais dificeis de quantificar, como:
- Tratamento de um volume superior de informação com um número igual ou inferior de recursos.
- Diminuição dos ciclos de tratamento da informação.
- Redução do tempo e do número de erros e tratamento de excepções.
Num nível mais superior podemos incluir elementos como:
- Redução dos Custos de IT através da redução do espaço de armazenamento.
- Redução do volume de informação em virtude da validação de ficheiros duplicados e redundâncias.
- Facilidade de pesquisar a informação, dentro e fora da organização.
- Transparência dos processo, eficiência operaciona e "bottlenecks".
Os beneficios são muitas vezes agrupados em várias categorias. Os beneficios tipicos são:
- Eficiência dos processos de negócio.
- Melhor serviço aos clientes.
- Tempos de resposta inferior (mais em menos tempo).
Este pontos são intermináveis e dependem de um conjunto de especificidades de cada negócio. A sua medição é notoriamente díficil, e muitas das vezes recai sobre interpretações subjectivas, pelo que precisa de uma avaliação específica das necessidades e caso a caso.
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