Nos últimos anos, têm havido um aumento substancial de organizações a implementar politicas de Classificação, Retenção e conformidade. Conduzidos pela necessidade de estar em conformidade com a legislação e o desejo de implementar maior transparência e atribuição de responsabilidade.
As soluções de Records Management podem ajudar a capturar, controlar e gerir informação crucial para as organizações, muita desta residente em documentos, emails, relatórios financeiros, etc.
No entanto as soluções tradicionais de RM, têm sido tipicamente implementadas sobre a forma de silos dentro das organizações e completamente desconectadas de outras aplicações corporativas como as de Enterprise Content Management. Esta visão traduz um conjunto de problemas como:
- A necessidade de transferir a informação de vários sistemas para a solução de RM leva á um conjunto de inconsistências da informação, e desactualização da mesma.
- Tipicamente são desenhadas para serem utilizadas por especialista de RM, o que as torna demasiado complexas para a generalidade dos utilizadores.
- Dificuldade em controlar os vários tipos de conteúdo (desde email, páginas web, imagens, etc). que são geridos por diferentes sistemas mas necessitam de estar sobre o controlo de uma solução única de RM.
- A complexidade associada a gestão de variados sistemas que precisam de estar sincronizados com o sistema de RM aumentando a complexidade e o custo.
As soluções adoptadas pela Geslógica, foram desenhadas para uma utilização simples, de instalação fácil, e sem a complexidade associada as soluções tradicionais por uma fracção do custo.
Neste sentido disponibiliza todas as funcionalidades necessárias pelas organizações para capturar, classificar, controlar e remover uma grande variedade de Registos, através da adopção de standards da indústria, sem a necessidade de instalar clientes locais (no footprint).
Com ambiente web, permite o acesso a partir de qualquer localização, onde os clientes podem fazer o upload, declarar ou gerir "Records" através do web-browser, ou através do standard da industria CIFS permitindo que o repositório da solução apareça como se de uma drive partilhada se trate.
Assim que os Records são adicionados, disponibiliza funcionalidade para gerir o ciclo de vida dos registos, enquanto controla os acessos e acções que cada individuo pode concretizar sobre os registos. Essas funcionalidade são:
- Criar planos de classificação.
- Numerar de forma única e sequencial cada uma dos registos.
- Incluir Meta-Dados.
- Configurar regras para controlar e gerir revisões, transferências e arquivo dos registos.
- Configuração do espaço pessoal com informação pré-definida de forma a mais facilmente detectar e solucionar excepções.
- Disponibiliza pesquisa integral de texto (Full-Text-Search).
- Configuração de politicas de retenção e arquivo baseado no tipo de documento e do plano de classificação.
- Conversão automática de formatos proprietários para formatos de arquivo neutros, como PDF/A e ODF.
- Exportação para arquivo de longa duração.
Principais benefícios da utilização de Record Management Solution:
- Maior adopção por parte dos utilizadores, uma única solução suporta todo o conteúdo num único repositório, retirando complexidade á solução.
- Um único repositório que permite a gestão de todos os formatos electrónicos, em conformidade com o protocolo CMIS.
- Simplicidade de gerir um único sistema, sem a necessidade de integração entre sistemas.
- Redução dos custos de investimento e manutenção da solução.
